یکی از مهم ترین و حساس ترین بخش ها در تجهیز سالن جلسات شامل سیستم های کنفرانس، صوت و تصویر می باشد که علاوه بر کیفیت سیستم ها، عواملی چون سیستم رای گیری، ترجمه همزمان، حضور و غیاب سبب برگزاری بهتر و نظم جلسات می شود و با  توجه به پیشرفت سریع تکنولوژی در حال حاضر مدیریت جلسات توسط سیستم های کنفرانس هوشمند انجام می گردد و دیگر نیازی به اپراتور ثابت نمی باشد.